Ermittlung der BEM Fälle
Die Berechtigung für ein BEM-Verfahren wird anhand von zwei Kategorien beurteilt: zusammenhängende Krankheitsphasen (mindestens 6 Wochen am Stück) und einzelne, nicht zusammenhängende Krankheitsphasen (insgesamt 30 Tage im Jahr, ohne Wochenende). Die zusammenhängenden Krankheitsphasen werden täglich während des Nachtprozesses ermittelt und stehen am Morgen in der neuen BEM-Maske zur Verfügung. Kürzere Krankheitsphasen, die den Grenzwert insgesamt erreicht haben, werden während der Monatsabrechnung ermittelt. Diese Abrechnung wird manuell in den ersten Tagen des neuen Monats durch die Personalverwaltung gestartet, wonach die entsprechenden Daten dann in der BEM-Maske verfügbar sind.
Eine Ausnahme besteht für Tage, an denen der Mitarbeitende während der Arbeit krank wurde; diese werden nicht als Krankheitstage im Sinne des BEM-Verfahrens betrachtet.
Besonderheiten bei der Ermittlung
Arbeitszeitmodell mit Abweichung von der 5-Tage-Woche/Mutterschutz/Beurlaubung
Bei Mitarbeitenden, die nicht in der 5-Tage-Woche arbeiten, müssen die erforderlichen 30 Krankheitstage pro 12 Monate (basierend auf der Annahme einer 5-Tage-Woche) je nach tatsächlicher Anzahl der Arbeitstage in den verschiedenen Phasen der letzten 12 Monate umgerechnet werden. Theoretisch kann es beliebig viele unterschiedliche Arbeitszeitmodelle innerhalb eines Jahres geben. Angerechnet werden dementsprechend nur Krankheitstage, die auch zu den Arbeitstagen zählen, also Soll-Zeiten haben. Allerdings beeinflusst nicht nur das persönliche Sollmodell die Anzahl der Sollarbeitstage, sondern auch der Status ‚Mutterschutz‘ oder eine Beurlaubung (Bsp. Elternzeit). Auch in diesen Fällen kann die Anzahl der Sollarbeitstage der letzten 12 Monate stark von der der Vollzeitkraft abweichen. Insofern werden auch diese Fälle bei der anteiligen Umrechnung des Grenzwertes von 30 Krankheitstagen (ohne Wochenende) bei unterbrochenen Krankheitszeiträumen berücksichtigt.
Mitarbeitende mit mehreren Verträgen
Mitarbeitende mit mehreren Verträgen, die nicht miteinander verbunden sind, werden nur einmal angezeigt und auch nur einmal per Serienbrief benachrichtigt. Bei Mitarbeitenden mit mehreren Verträgen die verbunden sind, wird immer der Mastervertrag angezeigt.