Serienbriefe erstellen
Die BEM Maske, zu finden im Menübereich Personal, listet die Mitarbeitenden auf, die den BEM Kriterien entsprechen. Jeder neue und unbearbeitete Fall erhält zunächst den Status ‚offen‘, welcher zeigt, dass Anspruch auf ein BEM Verfahren besteht, jedoch noch keine Einladung verschickt wurde. Im nächsten Schritt müssen diese Personen zu einem Gespräch eingeladen werden.
Voraussetzung
Ihre individuellen Briefvorlagen müssen einmal mit dem GisboTimer verknüpft werden. Dies erfolgt über die Einstellungen im rechten Bereich der Maske. Über die Buttons unter 1 (siehe Abbildung), die zunächst rot beschriftet sind, können Sie die jeweiligen Vorlagen hinterlegen. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das Verzeichnis auswählen können, in welchem Ihre Einladungs- bzw. Erinnerungsdokumente gespeichert sind. Führen Sie diesen Schritt für jedes Dokument einmal durch, sodass alle Vorlagen mit dem GisboTimer verknüpft sind. Das Standardverzeichnis befindet sich auf dem lokalen PC unter Dokumente\GisboTimer\Vorlagen. Alternativ können Sie auch ein anderes Verzeichnis auswählen, beispielsweise ein Netzlaufwerk. Sobald eine Vorlage erfolgreich hinterlegt wurde, wird die Beschriftung des entsprechenden Buttons in grüner Schrift dargestellt.
Verarbeitung der Serienbriefe
Mit der roten 2 gekennzeichnet ist der Bereich ‚Serienbriefe‘, der die Dokumente mit Leben füllt. In diesem Beispiel ist der Punkt ‚Einladung‘ gewählt. Daher werden alle aufgelisteten Mitarbeitenden zu neuen BEM Fällen, für die im nächsten Schritt eine Einladung erstellt werden soll. Auch die Spalte ‚Status‘, die den Wert ‚offen‘ trägt, und das Druckdatum, welches noch leer ist, unterstreicht diesen Ausgangszustand. Der Zeitraum VON-BIS zeigt den Zeitraum von 12 Monaten, in dem die Überschreitung der Anzahl an Arbeitstagen festgestellt wurde. Die Kategorie verdeutlicht, ob die Krankheitstage in einem ununterbrochenen Zeitraum (‚6 Wochen am Stück‘) oder unterbrochen (‚30 Arbeitstage‘) entstanden sind. Wenn Sie nun den Button ‚Serienbrief erstellen‘ bei der roten Ziffer 3 auswählen, erstellt GisboTimer, unter Verwendung der verknüpften Dokumentenvorlage ‚Einladung‘, einen Serienbrief in Word für alle gelisteten Mitarbeitenden. Je nach Infrastruktur kann es eine Weile dauern, bis die Erstellung beendet ist. Nun erscheint folgende Meldung:
Mit ‚Ja‘ entscheiden Sie sich für die Verwendung der erstellten Serienbriefe. GisboTimer geht davon aus, dass die Einladungen ausgedruckt und versendet werden und stellt dementsprechend den Status auf ‚eingeladen‘ und das Feld ‚Druckdatum‘ erhält das aktuelle Datum. Falls Sie mit dem erstellten Serienbrief nicht zufrieden sind, oder nur einen Test durchführen wollten, entscheiden Sie sich mit ‚Nein‘ für den Abbruch des Prozesses. Der Status der BEM-Fälle bleibt somit ‚offen‘, Sie können die Erstellung der Einladungen jederzeit erneut starten. Diese Entscheidungsmöglichkeit haben Sie bei jeder Dokumentenart, die sie erstellen möchten.
Sobald der definierte Zeitraum seit dem Tag der Einladung verstrichen ist, können Sie die 1. Erinnerung unter der entsprechend beschrifteten Option (Ziffer 2) aufrufen und für diese Fälle den entsprechenden Serienbrief erstellen. Dieses Mal verwendet GisboTimer die verknüpfte Vorlage ‚1. Erinnerung‘. Nach Ablauf des definierten Zeitraums erstellen Sie unter der Option „2. Erinnerung“ einen weiteren Serienbrief für alle Fälle, die sich noch nicht zurückgemeldet haben.
Einstellungen des BEM Serienbriefes
Über den Button „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke der BEM Maske erreicht man die neue Maske zur Parametrisierung:
Über diese Maske kann pro Einladung / Erinnerung gesteuert werden, wie diese benannt werden soll. Außerdem kann bei der zweiten und dritten Einladung eingetragen werden, nach wie vielen Wochen nach der vorherigen Einladung diese fällig ist. Sollte die dritte Einladung für das Versenden eines Serienbriefes nicht benötigt werden, kann das Häkchen wie auf der Abbildung deaktiviert werden. In diesem Fall werden in diesem Register später die Fälle gesammelt, die sich auf die zweite Einladung nicht gemeldet haben. Es kann also zu Auswertungszwecken genutzt werden und die dort aufgelaufenen Fälle könnten so gekennzeichnet werden, dass die Mitarbeitenden kein BEM erwünschen. Auf der rechten Seite der Maske können, wie oben bereits beschrieben, die Serienbriefe hinterlegt werden, die für die jeweiligen Einladungen herangezogen werden sollen.
Geschlechtsspezifische Anrede
Die Anrede in den Serienbriefen wird geschlechtsspezifisch angepasst:
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Weiblich: Sehr geehrte Frau Vor- und Nachname
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Männlich: Sehr geehrter Herr Vor- und Nachname
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Divers / Unbekannt: Guten Tag, Vor- und Nachname
Dokumente erneut drucken
Falls die Adresse des Mitarbeitenden zum Zeitpunkt des Drucks, falsch hinterlegt war, erfährt man dies manchmal erst, wenn die Einladung oder Erinnerung als unzustellbar zurück kommt. Für diese Fälle steht ergänzend ein Button mit der Beschriftung ‚Erneut Drucken‘ zur Verfügung. Zuvor muss das zu druckende Dokument (Einladung, 1. Erinnerung, 2. Erinnerung) ausgewählt werden. Der Status dieses BEM-Falls wird entsprechend des ausgewählten Dokuments gesetzt und das Druckdatum wird automatisch aktualisiert.
Für Kunden mit Synchronisation der Personaldaten aus einem Personalinformationssystem (Bsp. MACH, HIS SVA): Die Personalabteilung aktualisiert die Adresse in Ihrem Personalinformationssystem. Im Idealfall wird diese Änderung in der Folgenacht in GisboTimer automatisch übertragen. Das anschließend erneut gedruckte Dokument enthält dann auch gleich die aktualisierte Adresse.